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SEI - Sistema Eletrônico de Informações

Dicas SEI

Escrito por Alessandra Bernardes | Publicado: Segunda, 05 de Fevereiro de 2018, 14h49 | Última atualização em Segunda, 05 de Fevereiro de 2018, 16h58

 DICA 1 - COMO ACESSAR O SEI 

A Coordenação-Geral de Documentação e Informação (CGDI/SAA/SE/MS) lança o ‘SEI – Como usar?’, que traz dicas de uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Produzidos com linguagem simples e didática, os textos serão publicados semanalmente na Integra MS.

Navegador recomendado
Para que todas as funcionalidades do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) sejam bem aproveitadas, utilize os navegadores Firefox  ou Google Chrome para acessá-lo.

Pop up habilitado
Lembre-se: é importante deixar os pop ups sempre habilitados, pois recursos como o editor de textos só funcionam se tiverem permissão para abrirem uma nova janela.

Endereço e disponibilidade
O endereço para logar no SEI-MS é sei.saude.gov.brpágina que estará disponível para uso nas unidades em Brasília em 1º de julho deste ano, e para os Núcleos e DSEIs, em 1º de agosto.
Antes disso, é possível reforçar o que você aprendeu no curso, utilizando a plataforma de treinamento, disponível  aqui.

Como logar
Para entrar no SEI, você deve colocar o mesmo usuário e senha que utiliza para se logar em seu computador; seu nome de usuário é igual ao seu e-mail de trabalho, mas sem a extensão @saude.gov.br.
No campo ‘Órgão’, você deverá escolher o órgão onde trabalha (ver imagem abaixo): as unidades de Brasília utilizarão como órgão, MS; os Núcleos Estaduais utilizarão NEMS e os Distritos Sanitários Especiais Indígenas, DSEI. Posteriormente, os institutos e hospitais federais também serão incluídos.

Mudança de senha
Quando você mudar a senha para logar em seu computador,  sua senha do SEI também mudará automaticamente. Por isso, é muito importante proteger sua senha: não a compartilhe e não a deixe anotada perto de seu computador.
Após fazer o login no SEI, você será capaz de criar e assinar documentos oficiais e as ações não podem ser desfeitas!
É possível armazenar seus dados de login (Usuário e Órgão), clicando em “Lembrar”, mas sua senha só será salva se você utilizar o gerenciador de senhas de seu navegador de internet.

Você também pode ser preparar por meio da página de treinamento para o SEI criada especialmente para os trabalhadores do MS. Solicite seu acesso através do e-mail: suportesei@saude.gov.br.

 DICA 2 - COMO INICIAR UM PROCESSO E INSERIR DOCUMENTOS 

Para começar, o SEI-MS não trabalha com documentos avulsos. É possível criar ou inserir um novo documento somente dentro de um processo existente.

Ainda é necessário enviar os documentos para o protocolo autuar?
Não. Quando o SEI estiver implantado no MS, todas as áreas atuarão como unidades autuadoras* e todos os usuários poderão abrir (iniciar) novos processos, não sendo mais necessário enviar documentos para o protocolo autuar.

Como iniciar o processo no SEI
A partir da implantação do SEI, o processo terá início (como atualmente são criadas a capa e a etiqueta do processo) com o preenchimento de informações como:

  • Tipo do Processo - (Assunto/ Classificação);
  • Especificação (descrição daquele processo específico);
  • Interessados;
  • Nível de acesso (público, restrito ou sigiloso).

Os processos receberão o NUP (Número Único de Protocolo), que é o nome do registro que, até então, era conhecido por SIPAR, no formato 25XXX.XXXXXX/XXXX-XX.

Pronto, o processo está criado.

Como inserir documentos no SEI
No SEI,  há dois tipos de documentos, o interno e o externo.
O documento interno é aquele que deve ser redigido e assinado no próprio Editor de Textos do Sistema (por ex.: memorandos, ofícios, despachos, etc.).
O documento externo é aquele que foi digitalizado e transformado em um arquivo PDF (por ex.: cópia de documentos pessoais, ofícios de prefeituras, etc.) ou ainda nasceu em outro sistema eletrônico e é um documento nato digital (por ex.: Nota Fiscal Eletrônica).

Página do SEI na Integra MS
Acesse aqui o passo a passo detalhado para inserção de documentos

Autuação de documentos avulsos para formação de processo*
É o ato de reunir e ordenar os documentos avulsos recebidos em unidade protocolizadora, visando à formação de processo.

 DICA 3 - COMO SERÃO UTILIZADOS SIGLAS, CARGOS E ASSINATURAS? 

Sigla
Foram inseridas no SEI! as siglas formais, atualizadas segundo o novo Regimento Interno do Ministério da Saúde.

Não foram contempladas no SEI! as siglas informais.
O SEI! sincroniza automaticamente as siglas do E-org, sistema utilizado pela Coordenação de Inovação de Processos e de Estruturas Organizacionais (CODIPE/SAA/Se/MS) para registrar e controlar a estrutura organizacional do Ministério da Saúde.

Por que não é possível utilizar siglas informais no SEI, como acontecia no SIPAR?
O SIPAR funcionava apenas como um “caderno de protocolo” eletrônico que registrava a tramitação dos documentos no MS.

Já o SEI! cria integralmente o processo administrativo propriamente dito. O processo eletrônico tem como pressuposto a observância da legalidade processual e da transparência dos atos. Sendo assim, é necessário trabalhar com as siglas formais, já que as ações realizadas nos processos possuem implicações jurídicas e administrativas.

É possível solicitar a alteração da hierarquia?
Quaisquer alterações das unidades da estrutura formal só podem ser realizadas mediante a elaboração e publicação de decreto de reestruturação.

Cargos e Assinaturas
Foram inseridos no SEI! os cargos efetivos, de chefia e de assessoramento, segundo o Cadastro de Dirigente e Assessores do Ministério da Saúde (CDA) e a lista de cargos ativos.

Qual cargo deve ser selecionado para a assinatura?
O cargo que você deve selecionar é aquele descrito na sua portaria de nomeação ou designação. Caso tenha cargos de chefia e assessoramento, utilize esse cargo para assinar.

Gostaria de assinar com outro cargo, é possível?
O SEI! não faz críticas quanto às assinaturas. Cabe a cada usuário utilizar o cargo para o qual tenha delegação oficial (portaria de nomeação ou designação seja de cargo efetivo, CTU, ou cargos de chefia). Os cargos estão vinculados às siglas formais, segundo o Regimento Interno, o CDA e os apostilamentos feitos desde 8 de dezembro de 2017. Portanto, você apenas visualizará os cargos disponíveis na sigla formal em que foram oficialmente lotados.

Como várias pessoas assinam o mesmo documento?
Os documentos internos podem ser assinados por mais de uma pessoa, mas, de maneira geral, somente os usuários da área criadora do documento poderão assiná-lo.
Para que seja possível que usuários de siglas diferentes possam assinar o mesmo documento, é necessário inseri-lo em um Bloco de Assinaturas. Confira o passo a passo para inserir e/ou assinar um processo/documento em Bloco de Assinaturas na página do SEI na Integra MS.

 DICA 4 - COMO ENVIO PROCESSOS? 

As unidades deixarão de utilizar o Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo (SIPAR) para trâmite e recebimento de documentos e os processos eletrônicos passarão a ser enviados e recebidos por meio do SEI.

Veja abaixo como fazer esses procedimentos:

Como envio processos?
Quando seu processo estiver pronto, contendo todas as peças necessárias e todos os documentos internos assinados, você poderá enviar seu processo utilizando o ícone.

Atenção: Minutas (documentos internos sem assinatura eletrônica) não podem ser visualizadas por outras áreas, mesmo que você envie o processo. Portanto, certifique-se de que todos os documentos estão assinados antes de enviar.
Outra funcionalidade importante é que com o SEI você também pode enviar o processo simultaneamente para mais de um destino, e ainda, deixar aberto na sua unidade. Desta forma, diversas áreas podem trabalhar o processo ao mesmo tempo. Isso trará muito mais agilidade.
Dica: manter os processos abertos sem necessidade polui sua tela de controle de processos e mascara as estatísticas do sistema. Só utilize o recurso “Manter o processo aberto nesta unidade” se sua área ainda precisar trabalhar sobre o documento naquele momento.
Existe também a opção de retorno programado. Nela, você poderá enviar um prazo para conclusão das ações dentro do processo.
Após o envio, o processo sairá de sua página de controle. Mas não se preocupe, pois você não perdeu seu processo. Ele continua disponível, na íntegra, no SEI e há diversas maneiras de marcá-lo para que seja fácil encontrá-lo, mesmo depois que sair de sua área, como inserção em Blocos Internos, Acompanhamento Especial e uso de Marcadores.
Para saber mais sobre o Retorno Programado e as ferramentas de organização, acesse a página do SEI na Integra MS.

Recebendo processos
Você irá perceber que chegou um processo novo em sua unidade atualizando constantemente sua página de “Controle de Processos”. Os processos enviados para sua área e ainda não recebidos aparecerão em vermelho.
Para recebê-lo em sua unidade, basta clicar sobre o processo e ele já estará na sua posse.
Cuidado: não é possível cancelar envio de processo. Quando for enviado equivocadamente é preciso solicitar à área que recebeu para que devolva o referido processo ou o conclua. Você pode reabrir o processo, caso não tenha mantido aberto em sua unidade, e enviar para a área correta.
O nome do usuário que recebeu o processo, bem como a data e hora em que isso aconteceu ficam armazenados no sistema na consulta de andamento.

 DICA 5 - TRAMITAÇÃO HÍBRIDA 

Como a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) nas unidades descentralizadas acontecerá nos dias 1 de agosto para os Núcleos Estaduais e DSEIs e no dia 1 de setembro para os Institutos e Hospitais Federais, temporariamente o MS deverá trabalhar com a tramitação híbrida*. Continue acompanhar na Integra MS as dicas e orientações publicadas no decorrer desta semana.

Atenção: a tramitação híbrida só será habilitada para envio/recebimento entre as unidades descentralizadas e as unidades de Brasília.

As unidades de Brasília somente utilizarão, entre si, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI); e as unidades descentralizadas utilizarão, entre si, apenas o Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo (SIPAR).

Está disponível na página do SEI na Integra MS um passo a passo contendo informações detalhadas sobre esses procedimentos. Clique aqui para visualizar.

Alguns usuários do Sipar que atuam em Serviços e Divisões de Apoio Administrativo terão acesso ao recebimento e tramitação de documentos e processos que venham das unidades descentralizadas. Acesse a lista aqui.

Confira diariamente a página do SEI disponibilizada na Integra MS: clique aqui

Tramitação Híbrida

O que é tramitação hibrida e como fazer esta operação?
A diferença de datas de implantação do SEI entre Brasília e as Unidades Descentralizadas (Núcleos, DSEIs, hospitais e institutos federais) ocasionará a tramitação híbrida, ou seja, utilizaremos o SEI e o SIPAR até que a implantação do SEI esteja completa. Ressaltamos que à medida em que o SEI entrar em produção em todas as entidades, o SIPAR será automaticamente desativado para registro, autuação e tramitação.

Cronograma de implantação do SEI
1º/08- Núcleos Estaduais e Distritos Sanitários
1º/09- Institutos e Hospitais Federais

 DICA 6 - DOCUMENTOS E PROCESSOS JÁ EXISTENTES EM MEIO FÍSICO 

Você sabe como ficarão o envio e o recebimento de documentos e processos já existentes em meio físicos a partir da implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-MS) no Ministério da Saúde? Esse é o tema da dica de hoje.

Nos Núcleos Estaduais e Distritos Sanitários, o SEI – que possibilitará a gestão eletrônica de documentos e processos - será implantado no dia 1º de agosto; e nos Institutos e hospitais federais, em 1º de setembro

Documentos e processos já existentes em meio físico
O documento/processo já existente em meio físico deverá ser inserido no SEI (caso já tenha um registro, será inserido um processo com número informado).
O primeiro documento a ser criado em cada processo deverá ser o “Termo de abertura de processo eletrônico”. Esse Termo deverá ser impresso e inserido no processo físico e constará como a última peça física. Depois disso, todos os documentos deverão ser produzidos eletronicamente.

Áreas com equipamento para digitalização

  • Digitalize o processo com definição em 200 dpi, OCR em escala de cinza, com no máximo 50MB e em formato PDF;
  • Insira o (s) arquivo(s) do processo no SEI como documento externo;
  • O processo físico permanecerá arquivado na área que realizou a digitalização até que sua temporalidade na fase corrente se encerre. E a área poderá escolher as peças mais relevantes do processo para digitalizar, não sendo obrigatória a digitalização de todo o conteúdo.

Áreas sem equipamento para digitalização

  • Faça a tramitação no SEI e entregue os volumes físicos para a próxima área;
  • Ao receber o processo no SEI, a área confirma o recebimento dos volumes físicos. Para receber os processos no SEI basta clicar no NUP em vermelho.

Atenção! Os processos encerrados não precisam ser inseridos no SEI. Se um documento/processo está em sua área, mas já cumpriu todas as suas funções e não precisará mais ter andamento, não existe necessidade de inseri-lo no SEI.

Acesse o passo a passo detalhado aqui.

 DICA 7 - IMPRESSÃO DE GRD PARA ENTREGA DE PROCESSO FÍSICO 

Para melhor controlar a tramitação física dos documentos híbridos a sua unidade pode fazer uma espécie de “recibo” no word, para que a unidade recebedora do processo/documento possa confirmar seu recebimento.
Esses recibos irão funcionar como uma GRD e deverão ser guardados pelos prazos previstos na Tabela de temporalidade (2 anos). Essas “GRDs” não deverão ser cadastradas no SEI. (clique no modelo aqui).

Cópias geradas no SIPAR
Se você recebeu uma cópia de documento com número SIPAR e precisa registrar a resposta no SEI siga os passos:
- Pesquise no SEI para ver se alguém já registrou alguma das cópias como documento no SEI. Caso ninguém tenha feito o registro, o ideal é ligar para a unidade que gerou as cópias e pedir que registrem o documento no SEI e enviem, pelo sistema, para todas as unidades para as quais as cópias foram enviadas. Assim, todos poderão responder em um só processo. Esse registro deverá ser feito com o número original (informado).
- Caso alguém já tenha registrado uma das cópias no SEI com o número informado ou a área não tiver criado o registro no SEI, você pode registrar a sua com um novo número (automático) e inserir no campo “observações desta unidade”, que trata do registro da cópia xx do registro XXXXX.XXXXXX/2017-XX. E ,se possível, relacione os processos.

Cadastro de interessado/remetente
Para cadastrar um novo interessado na base de dados do SEI basta digitar o nome completo do interessado e dar um “enter”. Uma mensagem de que o nome inserido não está na base aparecerá, aperte o “enter” e pronto. O interessado já foi incluído! Isso também acontece no cadastramento de destinatários.
Preste atenção na digitação para verificar se todos os caracteres foram digitados e se não há erros.

Tipos de processo
Para saber qual tipo de processo escolher no momento do registro no SEI, leve sempre em consideração a atividade/função/objeto do processo e pesquise na lista (clique aqui).
Pergunte-se: Esse documento é para quê? Para comprar medicamentos? Para solicitar passagens? Para solicitar o cancelamento de um repasse? Para liberar um repasse?
Assim você será capaz de definir o tipo do processo.

Você sabe como encaminhar minutas?
Documentos gerados e não assinados são considerados minutas. Estão abertos para edição e visualização somente por usuários da unidade geradora do documento, ainda que o processo seja enviado para outra unidade. A partir do momento em que a minuta é assinada ela se torna um documento público e todos conseguem visualizá-la. Para a criação de minutas de documentos (ofício, portaria, resolução, dentre outros) é preciso que você crie essa minuta dentro de um memorando e encaminhe para o setor competente para a produção e numeração do documento válido.

Numeração
Os documentos no SEI já vem com numeração automática, identificados por 1-SEI, 2-SEI. Porém, como estamos no meio do ano e a numeração já está acontecendo numa sequência em cada setor, alguns documentos como portaria, resolução, edital e outros devem ser numerados pelo produtor. Quando houver esta possibilidade, o título do documento será editável para inclusão do número.

Estilos no editor de texto
No editor de textos do SEI você pode formatar o seu documento no botão “Estilo”. Há as mesmas opções que no Word (centralizado, justificado, alinhado à esquerda, citação, parágrafo, dentre outros).

 DICA 8 - BLOCO DE ASSINATURAS 

O Bloco de Assinaturas no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é uma ferramenta que permite que um documento criado em uma sigla seja visualizado (mesmo enquanto ainda é uma minuta) e assinado por usuários em outra sigla. Documentos que deverão ser assinados por mais de uma pessoa que estão na mesma sigla, não necessitam de bloco de assinatura.

Dicas gerais para utilização do Bloco:

  • O ícone só está disponível nos documentos;
  • É possível escolher mais de um documento no mesmo processo para incluir no bloco;
  • Também é possível incluir documentos de processos diferentes no mesmo bloco;
  • O mesmo documento poderá ser incluído em mais de um bloco;
  • Não é preciso criar um bloco novo para cada documento. É possível utilizar o mesmo bloco para documentos/processos do mesmo tipo ou assunto.

Fique alerta: para que a outra unidade consiga visualizar o bloco de assinatura, é preciso disponibilizá-lo.
A área de destino só conseguirá visualizar os blocos com status “Disponibilizado”.

Recebi um Bloco de Assinatura. E agora? Vou receber algum tipo de notificação?
Não! É preciso ficar atento e sempre clicar em “Blocos de Assinatura” no Menu; recomenda-se também, que a área que disponibilizou o bloco entre em contato para avisar.

ATENÇÃO: Utilize sempre o botão para abrir o bloco. Ao clicar sobre a canetinha nas opções do bloco de assinatura você estará assinando todos os documentos de todos os processos disponibilizados naquele bloco. Quando receber um Bloco, é recomendável não clicar direto sobre o ícone. Abra sempre os processos para ver o que você está assinando e se certificar de que a competência para assinatura é sua.

As áreas incluídas no Bloco de Assinaturas podem se comunicar utilizando o campo “Anotações”, usando o ícone.

Observação: vários servidores das áreas em que o bloco está disponibilizado poderão assinar o mesmo documento.

Após assinar (ou caso o bloco tenha sido disponibilizado para sua área por engano), clique em “Retornar Bloco”.

Dicas importantes!

A possibilidade de assinaturas múltiplas no mesmo documento não substitui sua tramitação! Não crie um documento com diversos “Ciente, de acordo” quando essa opção puder ser substituída pelo envio à próxima área, que poderá fazer uma análise do processo e um despacho mais completo.

Confira o passo a passo na página do SEI na Integra MS e tire todas as suas dúvidas sobre operações com documentos.

Ao criar bloco para secretários e para o Gabinete do ministro, entre em contato com as respectivas assessorias, que farão a orientação de como criar o bloco.

 DICA 9 - TERMO DE ABERTURA DE PROCESSO ELETRÔNICO 

O Termo de Abertura de Processo Eletrônico deve ser criado sempre que for inserido no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) um processo ou documento que já possuía o Número Único de Processo (NUP/Sipar) em meio físico. Este termo será o primeiro documento do processo eletrônico e o último do processo físico.

Mesmo que a unidade não tenha condições de fazer a conversão (digitalização) do documento físico é preciso fazer o termo. Esse termo marca o início da tramitação eletrônica do processo e deve-se sempre incluí-lo no documento ou processo físico, para sinalizar que o documento continua seu andamento eletronicamente.

No caso de processos que requeiram tramitação por áreas do MS que ainda não implantaram o SEI, a área que for enviar o processo necessitará imprimir, além do Termo de Abertura de Processo Eletrônico, todos os documentos criados eletronicamente e inseri-los ao processo físico, inclusive numerando e carimbando as folhas, quando se aplicar. Veja mais obre tramitação híbrida aqui.

Dica importante: como o termo é criado após a conversão, ele não deve contar como folha do processo original para a finalidade de preenchimento dos campos do próprio termo; por isso o campo ‘número de folhas’ faz a ressalva “quantidade de folhas sem contar este termo”.

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